Um guia para gerenciar seus trabalhadores (recém) remotos

Tempo de leitura: 10 minutos

Em resposta às incertezas apresentadas pelo Covid-19, muitas empresas e universidades pediram que seus funcionários trabalhassem remotamente.

Embora quase um quarto da força de trabalho dos EUA já trabalhe em casa pelo menos parte do tempo, as novas políticas deixam muitos colaboradores – e seus gerentes – trabalhando fora do escritório e separados um do outro pela primeira vez. 

Embora seja sempre preferível estabelecer políticas claras de trabalho remoto e treinamento com antecedência, em tempos de crise ou outras circunstâncias que mudam rapidamente, esse nível de preparação pode não ser viável.

Felizmente, existem etapas específicas baseadas em pesquisa que os gerentes podem executar sem grande esforço para melhorar o engajamento e a produtividade dos colaboradores remotos, mesmo quando há pouco tempo para se preparar. 

Desafios comuns do trabalho remoto 

Para começar, os gerentes precisam entender fatores que podem tornar o trabalho remoto especialmente exigente. Caso contrário, os trabalhadores de alto desempenho poderão sofrer declínios na performance quando começarem a trabalhar remotamente, principalmente na ausência de preparação e treinamento.

Os desafios inerentes ao trabalho remoto incluem: 

Falta de supervisão face a face

Os gerentes e seus colaboradores geralmente expressam preocupações com a falta de interação face a face.

Os supervisores temem que os colaboradores não trabalhem tanto ou com eficiência (embora a pesquisa indique o contrário, pelo menos para alguns tipos de trabalho).

Muitos trabalhadores, por outro lado, sofrem com o acesso reduzido ao suporte e comunicação gerenciais. Em alguns casos, os colaboradores sentem que os gerentes remotos não sabem das suas necessidades e, portanto, não dão suporte nem ajudam a realizar seu trabalho. 

Falta de acesso à informação

Os novos trabalhadores remotos são surpreendidos pelo tempo e esforço adicionais necessários para obter informações dos colegas de trabalho. Conseguir respostas, até para perguntas que parecem simples, pode parecer um grande obstáculo para quem trabalha em casa. 

Esse fenômeno se estende para além do trabalho relacionado a tarefas, abrangendo os desafios interpessoais que podem surgir entre os colegas remotos.

Pesquisas descobriram que a falta de “conhecimento mútuo” entre trabalhadores remotos se traduz em uma menor disposição de oferecer aos colegas de trabalho o benefício da dúvida em situações difíceis.

Por exemplo, se você souber que seu colega de escritório está tendo um dia difícil, verá um email bruto por parte dele como um produto natural de seu estresse. No entanto, se você receber este e-mail de um colega de trabalho remoto, sem entender as circunstâncias do momento, é mais provável que se ofenda ou, no mínimo, pense mal do profissionalismo de seu colega de trabalho. 

Isolamento social

A solidão é uma das queixas mais comuns sobre trabalho remoto, com colaboradores perdendo a interação social informal de um ambiente de escritório.

Pensa-se que os extrovertidos podem sofrer mais com o isolamento a curto prazo, principalmente se não tiverem oportunidades de se conectar com outras pessoas em seu ambiente de trabalho remoto. No entanto, por um longo período de tempo, o isolamento pode fazer com que qualquer trabalhador se sinta menos “pertencente” à organização e pode até resultar em uma maior intenção de deixar a empresa. 

Distrações em casa

Costumamos ver fotos representando trabalho remoto que retratam um pai segurando uma criança e digitando em um laptop, muitas vezes sentado em um sofá ou no chão da sala. Na verdade, essa é uma péssima representação do trabalho virtual eficaz.

Normalmente, incentivamos os empregadores a garantir que seus colaboradores remotos tenham um espaço dedicado ao trabalho e assistência infantil adequada antes de permitir que trabalhem remotamente.

No entanto, no caso de uma transição repentina para o trabalho virtual, há uma chance muito maior de os colaboradores enfrentarem espaços de trabalho abaixo do ideal e (no caso de fechamento de escolas e creches) responsabilidades inesperadas como pais.

Mesmo em circunstâncias normais, as demandas familiares e domésticas podem afetar o trabalho remoto; os gerentes devem esperar que essas distrações sejam maiores durante essa transição não planejada do trabalho em casa.

Como os gerentes podem oferecer suporte a colaboradores remotos

Por mais que o trabalho remoto seja ser repleto de desafios, também existem coisas relativamente rápidas e baratas que os gerentes podem fazer para facilitar a transição.

As ações que você pode executar hoje incluem:

Estabelecer check-ins diários estruturados

Muitos gerentes remotos bem-sucedidos estabelecem uma ligação diária com seus colaboradores remotos. Isso pode assumir a forma de uma série de chamadas individuais, se seus colaboradores trabalharem de forma mais independente entre si ou de uma em grupo, se o trabalho deles for altamente colaborativo.

A característica importante é que as chamadas são regulares e previsíveis e são um fórum no qual os trabalhadores sabem que podem consultar o supervisor e que suas preocupações e perguntas serão ouvidas. 

Forneça várias opções diferentes de tecnologia para a comunicação

Somente o email é insuficiente. Os trabalhadores remotos se beneficiam ao terem uma tecnologia “mais rica”, como a videoconferência, que fornece aos participantes muitas das dicas visuais que eles teriam se estivessem cara a cara.

A videoconferência tem muitas vantagens, especialmente para grupos menores: as dicas visuais permitem aumentar o “conhecimento mútuo” sobre os colegas de trabalho e também ajudam a reduzir a sensação de isolamento entre as equipes.

O vídeo também é particularmente útil para conversas complexas ou sensíveis, pois parece mais pessoal do que a comunicação escrita ou apenas por áudio. 

Há outras circunstâncias em que a colaboração rápida é mais importante que os detalhes visuais. Para essas situações, forneça a funcionalidade de mensagens individuais habilitadas para dispositivos móveis (como Slack, Zoom, Microsoft Teams etc.) que podem ser usadas para conversas mais simples e menos formais, bem como para comunicação sensível ao tempo. 

Se sua empresa ainda não possui ferramentas de tecnologia à disposição, existem maneiras baratas de obter versões simples dessas ferramentas para sua equipe, como uma correção de curto prazo. Consulte o departamento de TI da sua organização para garantir que haja um nível apropriado de segurança de dados antes de usar qualquer uma dessas ferramentas. 

Estabeleça “regras de engajamento”

O trabalho remoto se torna mais eficiente e satisfatório quando os gerentes estabelecem expectativas quanto à frequência, meios e tempo ideal de comunicação para suas equipes. Por exemplo, “usamos videoconferência para reuniões diárias de check-in, mas usamos mensagens instantâneas quando algo é urgente”.

Além disso, se você puder, informe seus colaboradores sobre a melhor maneira e hora para contatá-lo durante a jornada de trabalho (por exemplo, “Eu costumo estar mais disponível no final do dia para conversas por telefone ou vídeo, mas se houver uma emergência no início o dia, envie-me uma mensagem. ”).

Finalmente, fique de olho na comunicação entre os membros da equipe (na medida apropriada), para garantir que eles estejam compartilhando informações conforme necessário. 

Recomendamos que os gerentes estabeleçam essas “regras de engajamento” com os funcionários o mais rápido possível, idealmente durante a primeira reunião de check-in online.

Embora algumas escolhas sobre expectativas específicas possam ser melhores que outras, o fator mais importante é que todos os funcionários compartilhem o mesmo conjunto de expectativas para a comunicação. 

Ofereça oportunidades para interação social remota

Uma das decisões mais essenciais que um gerente pode tomar é estruturar maneiras de os funcionários interagirem socialmente (ou seja, ter conversas informais sobre tópicos não relacionados ao trabalho) enquanto trabalham remotamente.

Isso é verdade para todos os trabalhadores remotos, mas principalmente para os trabalhadores que foram abruptamente transferidos para fora do escritório. 

A maneira mais fácil de estabelecer alguma interação social básica é deixar um tempo no início das chamadas de equipe apenas para itens que não sejam de trabalho (por exemplo, “Vamos passar os primeiros minutos apenas conversando. Como foi o final de semana?”).

Outras opções incluem festas virtuais de pizza (na qual a pizza é entregue a todos os membros da equipe no momento de uma videoconferência) ou festas virtuais de escritório (nas quais os “pacotes de assistência” podem ser enviados com antecedência para serem abertos e desfrutados simultaneamente).

Embora esses tipos de eventos possam parecer artificiais ou forçados, gerentes experientes de trabalhadores remotos (e os próprios trabalhadores) relatam que eventos virtuais ajudam a reduzir sentimentos de isolamento, promovendo um senso de pertencimento.

Oferecer incentivo e apoio emocional

Especialmente no contexto de uma mudança abrupta para o trabalho remoto, é importante que os gerentes reconheçam o estresse, ouçam as ansiedades e preocupações dos colaboradores e tenham empatia por suas dificuldades.

Se um colaborador recém remoto está claramente sofrendo, mas não está comunicando estresse ou ansiedade, pergunte a ele como está. Mesmo uma pergunta geral como “Como esta situação de trabalho remoto está funcionando para você até agora?” pode obter informações importantes que você talvez não ouça.

Depois de fazer a pergunta, não deixe de ouvir atentamente a resposta e repita-a brevemente para o colaborador, para garantir que você entendeu corretamente. Deixe que o estresse ou as preocupações do trabalhador (e não as suas) sejam o foco desta conversa. 

Pesquisas sobre inteligência emocional e contágio emocional dizem que os colaboradores buscam dicas de como reagir a mudanças repentinas ou situações de crise.

Se um gerente comunica estresse e desamparo, isso terá o que Daniel Goleman chama de efeito “escasso” nos colaboradores.

Os líderes eficazes adotam uma abordagem dupla, reconhecendo o estresse e a ansiedade que os trabalhadores podem estar sentindo em circunstâncias difíceis, mas também fornecendo afirmação de sua confiança em suas equipes, usando frases como “nós conseguiremos” ou “é difícil, mas sei que podemos lidar com isso “ou” vamos procurar maneiras de usar nossos pontos fortes durante esse período “.

Com esse suporte, é mais provável que os colaboradores assumam o desafio com um senso de propósito e foco.

Fonte: https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers

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