Reuniões virtuais não precisam ser chatas

Tempo de leitura: 8 minutos

Esta é uma versão traduzida do texto escrito por Andy Molinsky

Aqueles de nós que palestram, facilitam e ensinam para viver entendem a importância de desenvolver uma conexão pessoal com o público.

É fundamental ser e sentir-se natural; fazer as pessoas rirem, se sentirem à vontade e se envolverem totalmente – e talvez até se perderem – no conteúdo que você está entregando.

É por isso que parece tão antinatural e desagradável criar esse tipo de atmosfera em um ambiente virtual em que você não tem público pessoalmente.

Como professor, estou enfrentando os desafios de ensinar e palestrar no mundo de COVID-19 e recentemente transformei minhas em aulas online como resultado da pandemia.

Mas eu estava ensinando e facilitando online bastante mesmo antes dessa crise. Fiz palestras online – muitas vezes para centenas de pessoas por vez. Participei de reuniões de grupo como ambos membro do grupo e como consultor. Também forneci treinamento online para pessoas espalhadas pelo mundo em seus computadores ou tablets, todos nós olhando para aquele pequeno ponto de uma câmera na parte superior de nossas telas.

O que aprendi sobre o ensino online devido a essas diferentes experiências nos últimos anos? Que esse é realmente um contexto totalmente diferente, não apenas uma reunião ou aula presencial na tela. E, embora você deva atingir os mesmos objetivos que faria em um ambiente presencial, precisará de ferramentas diferentes para alcançá-los.

Com isso em mente, aqui estão minhas dicas para entender as diferenças e aproveitar ao máximo um formato com o qual você ainda não se sente confortável.

Crie pessoalidade

O cenário virtual pode parecer bastante impessoal devido à distância física e psicológica, portanto, você precisa ser criativo.

Para começar, gosto de chegar à minha reunião online mais cedo para poder cumprimentar as pessoas quando elas aparecerem na tela e participar de uma conversa amistosa antes da reunião principal.

Também incentivo as pessoas a ativar a funcionalidade de vídeo, se possível, a fim de aprimorar a conexão pessoal. Como algumas pessoas precisam de tempo de preparação para se sentirem confortáveis ​​e apresentáveis ​​em vídeo, normalmente eu as comunico com antecedência se o vídeo for preferido.

Também tento imaginar as reações das pessoas com as quais estou interagindo, especialmente se estou apresentando a um grande grupo, pois não necessariamente vejo essas reações como faria em tempo real.

Por exemplo, ao olhar para a câmera na parte superior da tela, lembro de mostrar um sorriso caloroso e envolvente, inserir uma risada ocasional e transmitir um tom amigável e envolvente. Parece atuação às vezes, mas, pelo menos para mim, não parece falso; parece necessário para criar o efeito caloroso e convidativo que pretendo criar.

Por fim, também tento usar os nomes das pessoas ao me referir a elas e convido-as a usar a palavra e participar, se sentirem-se à vontade para fazê-lo. E com uma função de bate-papo que indica quem disse o quê, além das imagens de vídeo com os nomes das pessoas, faz a facilitação personalizada mais fácil.

Transmitir calor e presença

Normalmente, quando olhamos para uma tela, fazemos isso passivamente, afundando no sofá para assistir ao nosso programa de TV favorito ou ouvir um webinar ou vídeo com instruções.

Mas, quando você está fazendo uma reunião online, precisa adotar uma persona ativa e envolvida em um ambiente que não se presta necessariamente a isso.

Há várias pequenas coisas que você pode fazer para criar calor virtualmente.

Para iniciantes, faça “contato visual” com seus participantes olhando diretamente para a câmera o mais frequentemente possível. Pode ser difícil lembrar de fazer isso, especialmente quando a imagem de seus participantes estiver longe de onde a câmera está no seu computador. Costumo mover manualmente essa imagem o mais perto possível da câmera, para fazer contato visual com elas e também ver a resposta delas.

Você também pode tentar garantir que sua imagem e o ângulo da câmera em seu rosto estejam em um nível confortável para que outras pessoas o vejam. Quando comecei, colocava meu laptop erroneamente sobre a mesa e inclinava a câmera na minha cara, o que logo aprendi que dava ao meu público uma excelente visão das minhas narinas.

Assim como os presenciais, os ambientes online também têm suas próprias regras e normas culturais distintas, e nem todos são iguais.

Por exemplo, há alguns contextos – digamos, minha turma de graduação ou uma reunião com colaboradores em um projeto de consultoria – em que seria divertido e apropriado ligar a câmera no meu cachorro deitado no chão. É uma ótima maneira de criar uma sensação de calor e conexão.

No entanto, eu provavelmente não usaria a mesma tática durante uma palestra virtual para um público corporativo ou em uma apresentação de educação executiva. Nesses cenários mais formais, eu provavelmente começaria com uma história pessoal, uma pergunta de pesquisa ou pediria às pessoas que escrevessem de onde estão ligando – tudo para criar uma vibração pessoal mais alinhada com esse cenário.

Acostume-se a receber feedback atrasado

Apresentar virtualmente inevitavelmente significa aprender a ficar confortável – ou confortável o suficiente – com um modo diferente de receber feedback.

Por exemplo, ao fazer um discurso virtual, normalmente não recebo feedback em tempo real sobre como estou me saindo. Nenhum aceno de cabeça, nenhum riso da plateia, nenhuma oportunidade de se movimentar pela sala e se envolver com as pessoas na multidão.

Em um ambiente online, posso fazer uma palestra completa de 30 a 40 minutos e, no final, não tenho ideia de quão bem a mensagem foi recebida até depois, quando falo com os organizadores do evento.

No começo, achei isso desconcertante e até perturbador. Meus pensamentos sobre o meu desempenho e sua eficácia ou ineficácia estavam interferindo no próprio desempenho. Mas, com o tempo, aprendi a antecipar esses sentimentos e me lembrar de que minhas conversas geralmente são bastante eficazes online, mesmo que eu não receba confirmação até bem depois do fato.

Crie interatividade

Eu sempre tento tornar minhas apresentações atraentes e interativas – e com as ferramentas certas, você pode tornar o mundo virtual tão atraente quanto o presencial, se não mais.

Por exemplo, eu uso ativamente a função de bate-papo. Isso permite que as pessoas comentem em tempo real enquanto estou falando. Então eu posso envolver esses participantes em uma discussão.

Por exemplo, posso dizer: “Anita acabou de escrever um ponto importante sobre diferenças culturais na dinâmica de grupo – e parece que Juan também tem um ponto semelhante a acrescentar. Algum de vocês quer nos explicar seus pontos um pouco mais detalhadamente?”

Uma grande vantagem dos cenários virtuais é que eles diminuem o nível para participação; muitas vezes você obtém pensamentos e ideias de pessoas que normalmente não se manifestariam em um ambiente presencial.

Costumo usar a função de pesquisa em plataformas online também no início da sessão. É um ótimo aquecimento para a discussão e uma oportunidade inicial de envolver e engajar as pessoas.

Também comecei a usar salas de reunião na plataforma Zoom, que permitem transferir instantaneamente pequenos grupos de alunos para suas próprias salas de bate-papo virtual para discutir um caso ou um problema antes de relatar para o grupo maior.

Como facilitador, você também pode ingressar nessas salas, se desejar, como se estivesse andando pela sala durante um evento ao vivo que esteja promovendo. E então, quando estiver pronto, você poderá trazer todos de volta à reunião geral com um clique do mouse.

Estamos todos nos acostumando a operar de novas maneiras – e a mudança para plataformas online tirará muitos de nós de nossas zonas de conforto.

É importante reconhecer que, embora essa forma de entrega seja diferente e desafiadora em alguns aspectos, ela também possui vantagens. Talvez a maior seja que ela nos permite permanecer conectados e envolvidos em um momento difícil para todos.

Fonte: https://hbr.org/2020/03/virtual-meetings-dont-have-to-be-a-bore

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