Automação de Processos em Procurement: Um Guia

Tempo de leitura: 6 minutos

Os departamentos de compras estão em uma fase muito precoce de entender como as soluções de robótica podem ajudar a automatizar processos internos. Na verdade, apenas 2,7% das equipes de Compras estão usando automação de processos robotizados (RPA) – e 72,7% não têm planos de adotar RPA. Em outras palavras, os líderes de Compras estão onde a gestão de serviços compartilhados era apenas alguns anos atrás: Interessado no conceito, mas geralmente falta a experiência e prova de conceito necessária para a implementação.

Os serviços compartilhados moveram-se rapidamente. Em abril de 2015, 70% dos centros de serviços compartilhados não haviam feito nenhum trabalho em robótica/Automação de Processos, mas no início de 2017, esse número havia caído para apenas 17%. Cerca de metade (48%) das Organizações de Serviços Compartilhados agora estão indo além do RPA e considerando soluções de computação cognitiva.

Você pode – e deve – tirar lições da experiência dessa função que o ajude a adotar um software de automação em seu próprio departamento.

Eu adotei, aqui na ADP há 1 ano atrás, e a experiência além de ter sido extremamente gratificante trouxe inúmeros benefícios, tais como agilidade nos processos, ganho de tempo da equipe, foco em atividades mais valiosas.

A promessa de RPA em Procurement é a capacidade de dedicar tempo a atividades mais valiosas, como fornecer orientação clara aos parceiros comerciais, explorando oportunidades para colaborar e inovar com fornecedores e enfrentar os riscos emergentes.

Mas afinal, O que é um sistema de RPA X Robotics Software?

Em um nível alto, o que separa o software de robótica de outras formas de automação é que ele não foi projetado para nenhum processo ou atividade – é flexível e pode ser ensinado quase qualquer processo ou atividade padrão baseado em regras. Ele imita a interação humana com os sistemas de TI, mas pode executar etapas baseadas em regras em uma fração do tempo que uma pessoa pode.

A RPA é o que a maioria dos departamentos de compras acham quando pensam em robótica. Este software pode gravar e capturar uma série de etapas em vários sistemas.

No entanto, é importante notar que o RPA está no limite inferior de um espectro de soluções de automação inteligentes. Por exemplo, ferramentas avançadas de computação cognitiva podem usar a aprendizagem de máquinas para interpretar dados não estruturados, identificando padrões e soluções. O fim final deste contínuo é verdadeira inteligência artificial – que ainda não foi desenvolvida, mas se refere a máquinas que exibem comportamentos indistinguíveis do de um ser humano.

Como Robotics Softwares estão sendo usados?

Em teoria, a robótica pode ser usada para qualquer processo ou atividade que esteja bem definido por regras e que tradicionalmente tenha envolvido interação humana com um sistema de TI.

Um uso notável do RPA em Shared Services é o processamento de pagamento do cliente. Em uma empresa, o bot conseguiu imitar o processo manual de uma pessoa copiando e colando dados de uma fonte para outra. A implementação reduziu o tempo de processamento de 24 horas para 1 hora, e uma precisão aprimorada de 97% para 100%. Mais de 2.500 pagamentos agora são processados desta forma diariamente.

Outras funções fora dos Serviços Compartilhados também aproveitaram a robótica. Por exemplo, uma empresa reuniu dados de geração de leads de vendas de inúmeras fontes em diferentes formatos para criar um relatório regular para aqueles que precisavam dela. Este foi um processo intensivo em mão-de-obra que exigia que os funcionários acessassem 50 fontes de informação diferentes. A automação da recuperação de 29 das 50 fontes de informação através do RPA reduziu o tempo exigido em 300 horas por mês, o que resultou em quase US $ 150.000 em poupança.

Para determinar um bom candidato à robótica, faça as seguintes perguntas.

  1. Pode a atividade humana ser mapeada como um processo repetitivo (ou seja, pode ser programado para um robô)?
  2. Se a atividade requer julgamento humano, as regras de julgamento podem ser definidas para abranger todas as possibilidades?
  3. Doca a atividade puxar (e colocar) dados do mesmo local de cada vez (ou seja, o mesmo nome de campo, a mesma localização do campo em uma tela específica de um sistema de TI)?

O que os pioneiros de compras estão aprendendo sobre robótica?

A maioria dos executivos da Procurement que testaram o RPA estão começando com tarefas manuais redundantes em vários sistemas.

Por exemplo, recentemente um Procurement de uma multinacional Americana, realizou uma avaliação de quatro semanas da RPA em seu processo de fonte-a-pagamento, testes em três áreas:

  • Sourcing / Contratação: revisão de pacotes de lance e criação de eventos de lances
  • Comprar: criar ordens de compra de pontos de baixo valor
  • Pagamentos: Crie e mantenha registros mestres do fornecedor

Em última análise, a Procurement identificou e documentou 24 casos de uso potencial com níveis baixos, médios e altos de oportunidade. Áreas de alta oportunidade ofereciam um potencial de automação de 30% a 60%. O sucesso deste piloto levou a função de implementar RPA em certas áreas do negócio. Enquanto isso, outro Procurement em uma empresa de serviços financeiros planeja criar um repositório de contratos pesquisável e fácil de auditar. A função usará a tecnologia de reconhecimento óptico de caracteres (OCR) da Canon juntamente com o RPA.

Em primeiro lugar, digitalizará 8 mil contratos e os somará ao sistema de gerenciamento do ciclo de vida do contrato. Então, a Procurement está planejando uma prova de conceito para a tecnologia RPA para agilizar a auditoria e a revisão do contrato.

A equipe de Procurement economizará uma quantidade significativa de tempo: os membros da equipe não precisarão revisar os contratos quando respondem aos pedidos dos parceiros de negócios, auditoria interna e órgãos reguladores. A capacidade de pesquisar contratos para termos e condições também deve melhorar a velocidade e a qualidade da auditoria do contrato.

As recomendações gerais baseadas nos primeiros pilotos da RPA incluem:

  • Comece com processos que consomem tempo, repetitivos e de menor valor.
  • Considere como os novos processos se encaixam em fluxos de trabalho de Compras maiores.
  • Determine o tipo de dados que serão necessários para treinar o robô.
  • Use uma prova de conceito para criar suporte para adotar a robótica.
  • Deslize o seu programa por etapas. O que eu implantei na ADP?

Após uma criteriosa analise, de todos os nossos atuais processos de compras, realizei junto com o time de Automação, toda a implantação e colocação em operação dos processos de lançamento de pedidos e Notas Fiscais, totalmente automatizados, integrados ao nosso ERP a partir do recebimento das NFe e NFs em um mailbox compartilhado.

O Autor

 

Oliver Levay é Administrador de Empresas, apaixonado por redução de custos e Procurement, especialista em negociação.

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