Treinamento EAD – Formação de Secretárias

Um Treinamento EAD é desafiador e um tanto interessante, já que ao realizar um curso a distância será demando mais responsabilidade, empenho, e um grande investimento de tempo e dedicação.

Com cursos online podemos aprender diversos conteúdos a qualquer hora e em qualquer lugar. Sem termos de nos preocupar com material didático impresso, vagas para o carro, podemos ouvir música enquanto estudamos, sem contar que não nos preocupamos com o horário da aula…

Você está preparado para essa nova etapa?

Como já foi dito em outros artigos publicados aqui no blog, o universo EAD oferece diversas vantagens, como um valor mais acessível, horário de estudo flexível, nenhum custo com transporte, material didático em formatos digitais, entre outros.

Para saber mais, não deixe de ler 7 Razões para Fazer um Curso a Distância.

Realizar um curso através da EAD demanda mais autonomia por parte do aluno, já que não há um professor em sala de aula para cobrar tarefas e atividades. Porém, mesmo que o estudante seja autossuficiente, o ideal é que a empresa, que fornece o ensino a distância, ofereça uma tutoria especializada para acompanhar a turma. O aluno deve ser responsável e disciplinado, por isso, muitas empresas valorizam o profissional que se forma, se especializa ou se qualifica através de treinamentos a distância.

Para saber mais sobre tutoria, não deixe de ler Ensinar Online: Primeiros Passos.

O que é um Treinamento EAD?

Treinamento EAD todo e qualquer ensino realizado longe de uma instituição, de uma sala de aula, é EAD. Podendo ser feita através da internet, cartas, televisão, rádio, ou seja, qualquer um dos meios de comunicação que temos a nossa disposição nos dias atuais.

Para entender melhor sobre esse vasto universo que é a EAD, leia mais em A Educação EAD no Brasil.

Atualmente, realizar um curso EAD é mais comum através da internet, já que esta possui diversos recursos para deixar o ensino mais prático e dinâmico.

Ok! Entendemos o que é EAD, mas o que é a Formação de Secretárias?

Formação de Secretárias

A necessidade de adequação, característica marcante da profissão de Secretária, bem como a evolução da estrutura administrativa e as novas realidades do mundo, que a cada dia trazem conceitos dinâmicos às sociedades, exigem uma profunda reforma na postura de todos os profissionais que se encontram no mercado de trabalho.

As (os) secretárias (os) têm um papel importante ao exercer, assessorando, apoiando e criando condições facilitadoras de uma gestão mais moderna, portanto, mais ágil, competente e comprometida, não só com a direção e gerência, mas com toda a sociedade.

Relacionamento Interpessoal

“Nada lhe posso dar, que já não existe em você. Não posso abrir-lhe outro mundo de imagens, além daquele que há em sua própria existência. Nada lhe poderei dar, a não ser a oportunidade, o impulso, a chave. Eu o ajudarei a tornar visível o seu próprio mundo.” Hermann Hesse

A profissão de Secretária (o), como hoje é conhecida, é relativamente nova.

Na realidade, o mundo começou a perceber a atuação da Secretária (o), a partir das guerras mundiais, quando a presença feminina, pela escassez de mão-de-obra masculina, fez-se necessária em várias frentes de trabalho.

• Naquela época, por volta dos anos 50, seu papel limitava-se a execução de algumas técnicas como datilografia, arquivo, atendimento telefônico e anotação de recados.
• Nos anos 60, “ter uma Secretária” passou a ser um dos maiores símbolos de status nas organizações.
• Nos anos 70, com a atuação das associações de classe, em busca da regulamentação da profissão, criou-se uma nova mentalidade nas organizações que passaram a observá-la com mais respeito já pela atuação dinâmica, abrangente e indispensável na gerência.
• Nos anos 80, com o despertar da Era da Qualidade, percebeu-se a importância da ação conjunta de Gerentes e Secretárias, na busca da administração participativa.
• Já os anos 90, trouxeram um grande desafio à profissão. As megatendências, a reengenharia, a terceirização e a busca da excelência estão fazendo com que os profissionais busquem o redimensionamento de suas atuações, dentro do cenário da empregabilidade. O perfil da moça elegante, bem vestida e ótima datilógrafa é substituído, dando, inclusive, espaço a atuação masculina.
• Ao final do século XX, início de novo milênio, observa-se para a profissão de Secretária (o) a exigência de pessoas empreendedoras, ou seja, polivalentes, atualizadas e comprometidas com lucros e resultados das organizações.

Como pode ser observado, ao longo do tempo, a profissão de Secretária(o) foi ganhando terreno na esfera executiva das organizações, consolidando-se hoje, como uma profissão de assessoramento à gerência das empresas.

Assim sendo, passou a requerer uma desenvoltura maior no campo dos relacionamentos interpessoais, como meio facilitador e regulador da execução do novo papel participativo e empreendedor da profissão, não só restrito à dualidade Chefe – Secretária(o), mas agora a chefe e outras chefias, chefe e colegas de trabalho e chefe e público em geral.

Tal desenvoltura, pode ser transmitida da seguinte forma:

Relacionamento com o Chefe

Para manter um bom relacionamento com o Chefe é fundamental que a(o) Secretária(o):

• Conheça-o perfeitamente, isto é, sua maneira de agir e de falar nas diversas circunstâncias.
• Conheça sua forma de trabalho nas diversas circunstâncias.
• Conheça sua linguagem técnica, própria de sua especialidade.
• Mostre seu profissionalismo:
• sendo sempre discreta no vestuário, nos modos, nos hábitos, na fala;
• dispensando atenção especial às coisas e à sala dele;
• mantendo tudo à mão, de forma que ele não precise pedir nada;
• antecipando-se a ele, através do conhecimento da rotina;
• fornecendo informações básicas;
• mantendo controle de sua agenda;
• poupando-o de visitantes e telefonemas inoportunos;
• evitando constantes interrupções suas e de terceiros nos momentos de sua concentração;
• Mostre-se sempre bem disposta (o) e bem-humorada (o).
• Não se envolva em confidências dele e não faça confidências suas.
• Lembre-se que ele é um ser humano, sujeito a cansaço e irritação.
• Seja sempre sincera (o) e honesta (o) com ele.
• Seja impessoal quando observar problemas de relacionamento familiar.
• Seja gentil, breve e simpática (o) com relação às comemorações sociais de sua família.
• Mantenha bom relacionamento com as demais chefias, facilitando o relacionamento de todos.

Relacionamento com os Colegas

Para que possa ocorrer um bom relacionamento com os seus colegas, a(o) Secretária(o) deve procurar:

• Seja simpática (o), agradável, gentil e atenciosa (o) com todos, independentemente da função que exerçam.
• Mostre-se solícita (o), demonstrando interesse pelos problemas de trabalho que estejam enfrentando.
• Não permita que você seja o “muro das lamentações” nem que sua mesa seja a “central de fofocas”.
• Facilite o relacionamento de todos com o seu Chefe.
• Lembre das datas especiais, tais como aniversários, dia da Telefonista, etc.

Relacionamento com o Público em Geral

O público representa a clientela da empresa e são as pessoas mais importantes. Merecem toda sua atenção e cortesia.

Regem este relacionamento as regras e técnicas de boa comunicação e recepção.

Embora detalhadamente descritos os itens a serem observados para a manutenção dos relacionamentos, faz-se necessário esclarecer que suas aplicações dependem de duas importantes habilidades: a percepção e a consideração das diferenças individuais.

Vejamos:

Percepção

O ato de perceber está ligado aos órgãos dos sentidos, isto é, ao que se vê, se ouve se toca. Mas, está ligado mais ainda à forma como as pessoas interpretam uma situação. E isto depende não apenas dos órgãos dos sentidos, mas também das crenças, valores e atitudes que as pessoas adquiriram na sua vida familiar e no seu grupo social. Portanto, a forma como o cidadão reage por exemplo , numa fila de atendimento, depende:

1 – da forma como ele percebe e interpreta esta espera;

2 – da maneira que lhe é dita para esperar;

3 – do que ele vê ao redor;

4 – de como ele se sente diante do fato de ter que esperar para ser atendido

A forma como uma pessoa interpreta uma situação é o que chamamos PERCEPÇÃO.

Diferenças Individuais

Muitas vezes, nós observamos que pessoas diferentes têm reações variadas diante de um único fato.

Não podemos esquecer que apesar de sermos seres humanos com aspectos físicos similares, temos características individuais, sociais, culturais e ambientais bem diferenciadas. Orientações de família, de como foi estudado, do meio em que vive e como percebe a sociedade, são traços que ele expõe ao se comunicar.

A personalidade, os valores e crença também influenciam o indivíduo a ter reações diferentes. É muito importante que a Secretária (o) reconheça que alguns atritos ou dificuldades no tratamento com o público muitas vezes poderiam ser amenizados se levasse em conta tais fatores. Exemplificando: pessoas com personalidade muito forte ou autoritárias tendem a impor sua vontade com a entonação da voz; alguns tentando manipular e controlar tudo e todos; já outros, procuram valorizar e compreender os indivíduos.

Além disso, há outra questão determinante:

Estereótipo/Preconceito

Assim como percebemos os objetos e os sons de diversas maneiras, sujeitos a distorções e ilusões, assim também podemos perceber as pessoas, ou seja, “vemos” as pessoas de uma forma diferente do que elas realmente são.

Uma das formas de distorcer a imagem real de uma pessoa é transferir para ela, uma imagem geral que é feita para todo um grupo. É como “carimbar” uma pessoa com um rótulo que é dado para um grupo. Por exemplo: devido a várias razões, pode-se ter criado um rótulo para os cariocas, o de que todos gostam de sambar e são alegres, e quando se encontra um carioca, acreditar que ele tenha esse comportamento e criar uma expectativa que pode ser falsa.

Este rótulo é o que se chama estereótipo e pode dificultar o relacionamento entre as pessoas.

Quando esse estereótipo, rótulo, é negativo, pode criar um sentimento antecipado de repúdio àquela pessoa.

É o que chamamos de preconceito.

Nós sabemos que existem preconceitos de cor, de classe, de religião que se transmitem nas sociedades e são extremamente perversos, levando até a guerras e assassinatos.

Geralmente esses preconceitos surgem na sociedade quando um grupo se sente ameaçado por outro grupo e quer prejudicá-lo ou submetê-lo. Esses preconceitos se transmitem de pai para filho e impedem o surgimento de uma sociedade democrática, em que todos são vistos como tendo direitos iguais.

Devemos manter uma atitude que nos leve ao bom relacionamento humano, mas que seja dispensada a todas as pessoas.

Veja a seguir algumas dicas:

Conclusão

No artigo de hoje vimos os benefícios que um treinamento EAD pode nos proporcionar, como também os conceitos básicos e a sobre o nosso curso de Formação de Secretárias. Pudemos ler sobre algumas vantagens de ingressar na modalidade EAD, como baixo custo, material digital, acesso a qualquer hora e em qualquer lugar. E aprendemos a importância que a formação de secretárias pode proporcionar para uma empresa.

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“No meio da dificuldade encontra-se a oportunidade.” – Albert Einstein